Firma i jej otoczenie
Firma prowadzi działalność handlową, jest podatnikiem VAT, prowadzi księgi w oparciu o ustawę o rachunkowości. Koszty rejestrowane są w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym. W przedsiębiorstwie jest flota samochodów firmowych, wykorzystywanych tylko na potrzeby prowadzonej działalności, oraz w sposób mieszany. Dla celów działalności gospodarczej używane są także prywatne samochody. Na potrzeby rozliczania kosztów dotyczących prywatnych samochodów firma prowadzi ewidencję przebiegu pojazdów. Zgodnie z przepisami prawa o ochronie środowiska, firma prowadzi ewidencję niezbędną do rozliczenia opłat środowiskowych.
Konfiguracja
W stosunku do podstawowej konfiguracji demonstracyjnej baza została wzbogacona między innymi o następujące funkcjonalności i ustawienia:
Ergonomia
- Dodatkowe definicje dokumentów w ewidencji min.: dla zakupu paliwa i kosztów rozliczanych w czasie
- Zmodyfikowany i uproszczony wygląd formularzy dokumentów ewidencji
- Przykłady matryc dokumentów ewidencji
- Przykłady matryc zapłat do wprowadzania raportów kasowych i bankowych
- Kolorowanie rozrachunków kwalifikujących się do korekty VAT z tytułu przeterminowania o 90 dni
- Automatyczne przeksięgowanie VAT przyszłych okresów na VAT bieżący
Księgowanie kosztów w układzie rodzajowym i funkcjonalnym
- Centra kosztów odpowiadające kontom zespołu piątego
- Przykłady matryc dokumentów do wprowadzania kosztów ze wskazaniem centrum kosztów
- Wspomaganie księgowania kosztów na podstawie wprowadzonego opisu dokumentu
- Mechanizmy upraszczające i automatyzujące księgowanie kosztów w układzie funkcjonalnym dla List płac, Amortyzacji, RMK
- Dodatkowe schematy księgowe, min.: dla deklaracji VAT, DRA, CIT
Usprawnienie rozliczania kosztów pojazdów i opłat środowiskowych
- Matryce jako podstawa wprowadzania kosztów paliwa i materiałów eksploatacyjnych
- Naliczanie kosztów pojazdów firmowych i prywatnych na podstawie rozbudowanego opisu analitycznego
- Księgowanie kosztów paliwa pojazdów firmowych z uwzględnieniem nieodliczanego VAT dotyczącego samochodu (samochody z odliczeniem 50/50)
- Obliczanie i księgowanie kosztów pojazdów prywatnych na podstawie dokumentu Rozliczenie ewidencji pojazdów
- Wydruk pomocniczy do rozliczenia opłat środowiskowych z listy Ewidencja pojazdów\Koszty
- Samochody firmowe jako środki trwałe – automatyzacja księgowania kosztów amortyzacji na odpowiednie centra kosztów
Przykładowa procedura wprowadzania na danych demonstracyjnych faktury zbiorczej za paliwo wraz z naliczeniem kosztów pojazdów i dekretacją:
- Na liście Ewidencja dokumentów\Dokumenty wywołać matrycę zakupu: Paliwo dla wielu pojazdów.
-
Uzupełnić dane z faktury, na opisie analitycznym wprowadzić w kolumnie „Kwota” kwotę nett w wartości przypadającej na wskazany pojazd, uzupełnić ilość paliwa (centrum kosztóa.i paliwo zostaną uzupełnione automatycznie na podstawie wskazanego pojazdu).
Uwaga: te dane można również wkleić z wcześniej przygotowanego zestawienia w Excelu.
- Wybrać przycisk na dokumencie „Naliczaj koszty EP na podstawie opisów”. Na podstawie informacji na pojeździe o przysługujących odliczeniach (100%, 0% lub 50/50) zostaną naliczone koszty ewidencji pojazdów związane z konkretnym pojazdem w wysokości netto powiększonej o VAT nie do odliczenia. Dodatkowo odpowiednio przeliczy się VAT w podziale na VAT z prawem do odliczenia oraz bez tego prawa.
- Wybrać przycisk Predekretuj – utworzy się dekret z zapisami na konta kosztów zespołu „5” wynikające z centrów kosztów wskazanych na pojeździe. Dla samochodów prywatnych używanych do celów działalności gospodarczej powstaną zapisy na konta związane z kosztami nie stanowiącymi kosztów uzyskania przychodów. Przeksięgowanie w koszty w odpowiedniej kwocie wynikającej z porównania przejazdów i kosztów nastąpi przy księgowaniu dokumentu Rozliczenie EP.
Opisane rozwiązanie stanowi jedynie przykład konfiguracji programu i może zostać zmodyfikowane do potrzeb firmy przez wdrażającego program autoryzowanego Partnera enova365.